1. Aceptación
Al registrarte y usar la plataforma Cotevy aceptas íntegramente estos Términos y Condiciones, el Aviso Legal, la Política de Privacidad y el Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) que regula la relación entre tú, como responsable de los datos de tus pacientes, y Cotevy, como encargada del tratamiento conforme al art. 28 RGPD. Si no estás de acuerdo con alguno de estos documentos, no debes usar el servicio.
2. Descripción del servicio
Cotevy ofrece a profesionales sanitarios autónomos y equipos médicos una herramienta para registrar actos médicos a partir de etiquetas hospitalarias (mediante OCR) y compararlos con liquidaciones recibidas de los hospitales, identificando posibles desviaciones, cobros pendientes y duplicados.
El servicio incluye además: gestión del catálogo personal del médico (hospitales, baremos por garante y grupo de procedimientos, procedimientos), gestión de reclamaciones con histórico, sistema de auditoría visible al propio médico desde su perfil, descarga completa de los datos en formato estructurado, eliminación irrevocable de la cuenta con anonimización de actos por obligación legal de conservación, y captura de fotografías de etiquetas sin conexión a internet, que quedan guardadas en el dispositivo del usuario hasta que este las sube al recuperar la cobertura.
3. Cuenta de usuario
Para usar Cotevy debes crear una cuenta proporcionando información veraz y actualizada. Eres responsable de mantener la confidencialidad de tu contraseña y de cualquier actividad que se realice bajo tu cuenta. Notifícanos inmediatamente si detectas un uso no autorizado.
Cotevy se reserva el derecho a suspender o cancelar cuentas que incumplan estos términos, contengan datos falsos o se utilicen para fines ilícitos.
4. Datos de pacientes y responsabilidad del médico
El usuario médico es el responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes. Al introducir esos datos en Cotevy garantiza que cuenta con la base legal apropiada (consentimiento del paciente, asistencia sanitaria, etc.) y que cumple sus obligaciones frente a la normativa de protección de datos.
Cotevy actúa como encargado del tratamiento bajo el Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA) y aplica las medidas técnicas y organizativas descritas en su Anexo 2 y en la sección 10 de la Política de Privacidad: cifrado AES-256-GCM de campos sensibles, TLS 1.3 en tránsito, servidores en la UE, aislamiento por médico mediante Row-Level Security, registro de auditoría accesible al propio médico, borrado automático de imágenes OCR a los sesenta días, FKs con eliminación automática a nulo tras la baja de la cuenta para que los registros conservados por obligación legal dejen de identificar a su autor, y cabeceras HTTP de seguridad sobre todas las respuestas.
4.bis. Modo equipo y vista activa
El plan Equipo permite que un médico titular (rol lead) invite a otros profesionales con códigos de invitación y asigne hospitales a miembros concretos. Los actos registrados en modo equipo quedan asociados al equipo y son visibles para los miembros con permiso, conforme al rol declarado al invitar (doctor, lead, accountant).
El usuario puede cambiar entre vista Individual (sus actos personales, sin compartir) y vista Equipo X (los actos del equipo X) desde el selector del panel lateral. Cada cambio de vista queda registrado en el log de actividad del usuario.
Si el titular del equipo solicita la baja de su cuenta, deberá previamente transferir la titularidad a otro médico del equipo o disolver el equipo, para que ningún miembro quede sin lead.
4.ter. Obligaciones propias del usuario y recomendación de conservación complementaria
El usuario médico, en su condición de profesional autónomo y de Responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes, es el único obligado a conocer y a cumplir la normativa que le resulte de aplicación en cada momento en materia de conservación de historia clínica, de documentación económica y tributaria y de cualesquiera otras obligaciones derivadas de su régimen fiscal, colegial y profesional. Cotevy no ejerce funciones de asesoramiento legal, fiscal ni colegial y no puede sustituir el criterio del usuario ni de sus asesores en estas materias.
Sin perjuicio de las medidas técnicas y organizativas que Cotevy aplica como Encargado del Tratamiento, Cotevy recomienda al usuario mantener periódicamente una copia externa de los datos esenciales para su actividad, aprovechando la función de descarga integral disponible en Mi perfil (archivo ZIP con pacientes, actos, reclamaciones, actividad y perfil en formato estructurado). Esta recomendación adquiere especial relevancia ante los supuestos previstos en el apartado 5.bis (fuerza mayor y causa mayor tecnológica) y ante el eventual cese del servicio previsto en el apartado 4.2 de la Política de reembolsos y cancelación. Corresponde al usuario decidir la frecuencia y el modo de conservación complementaria que resulten adecuados a sus obligaciones profesionales.
5. Disponibilidad y soporte
Hacemos esfuerzos razonables por mantener el servicio disponible y actualizado, pero no garantizamos disponibilidad ininterrumpida. Pueden producirse cortes por mantenimiento, actualizaciones, incidencias técnicas o causas ajenas a Cotevy. En la medida de lo posible, los mantenimientos programados se anunciarán con antelación.
La aplicación es una Progressive Web App instalable en el móvil o en el ordenador. Sin conexión a internet el usuario puede abrir las pantallas que ya había visitado con conexión, viendo la información tal y como se cargó la última vez, puede fotografiar las etiquetas de los pacientes con la cámara de la aplicación y puede rellenar la ficha de un acto, que queda guardada como borrador. Tanto esas fotografías como esos borradores quedan guardados en el propio dispositivo del usuario hasta que este los revisa y los envía al recuperar la cobertura, momento en el que la fotografía se procesa mediante reconocimiento óptico y el borrador se convierte en acto. Se conservan un máximo de siete días y se borran en cuanto el envío se completa. El registro definitivo de actos en los sistemas de Cotevy, la lectura automática de la etiqueta y el cotejo requieren conexión a internet.
Las consultas de soporte y comunicaciones generales pueden remitirse a soporte@cotevy.com.
5.bis. Fuerza mayor y causa mayor tecnológica
Cotevy no responderá de la falta de disponibilidad, de las interrupciones, degradaciones o pérdidas temporales del servicio derivadas de fuerza mayor o de causa mayor tecnológica. A efectos de estos Términos, y sin ánimo exhaustivo, se consideran incluidos en este concepto los siguientes supuestos:
- Ciberataques de cualquier naturaleza y por cualquier vector, incluyendo, sin carácter limitativo, ataques de denegación de servicio distribuido (DDoS), ransomware, explotación de vulnerabilidades de día cero (zero-day), phishing dirigido, infiltración mediante credenciales comprometidas o cadena de suministro comprometida.
- Fallos operativos, incidentes o interrupciones prolongadas de los proveedores de infraestructura contratados por Cotevy para prestar el servicio, en particular Supabase Pte. Ltd. (base de datos y almacenamiento), Vercel, Inc. (alojamiento del servicio), Amazon Web Services, Inc. (procesamiento OCR mediante Textract en Irlanda) y Functional Software, Inc. (Sentry, monitorización técnica). La relación completa de subencargados está disponible en la Política de Privacidad y en el Contrato de Encargado del Tratamiento (DPA).
- Cortes eléctricos masivos, incidentes en las redes de telecomunicaciones nacionales o internacionales, o incidentes en la red pública de internet que impidan la comunicación con los sistemas de Cotevy o de sus proveedores.
- Catástrofes naturales o eventos análogos, incluyendo, sin carácter limitativo, terremotos, inundaciones, incendios, fenómenos meteorológicos extremos y pandemias.
- Actos de autoridad pública, órdenes gubernamentales, sanciones, embargos, resoluciones judiciales o cualquier acto de fuerza mayor de origen normativo.
- Conflictos armados, actos terroristas, insurrecciones, huelgas generales y demás supuestos análogos previstos por la legislación española en materia de fuerza mayor.
Cotevy comunicará al usuario los incidentes de esta naturaleza que afecten al servicio de forma significativa por los canales operativos vigentes en cada momento, en particular el canal de soporte y, cuando así lo requiera la normativa de protección de datos, conforme al procedimiento de notificación previsto en el DPA. La activación de esta cláusula no exime a Cotevy del compromiso técnico de disponibilidad previsto en la Política de reembolsos y cancelación (apartado 4.3) cuando la causa de la interrupción resulte imputable a Cotevy en los términos allí descritos.
6. Tarifas y pagos
Durante la fase actual del producto, Cotevy puede ofrecerse de forma gratuita o con tarifa promocional para pilotaje. Las condiciones económicas definitivas se comunicarán al usuario con antelación razonable y pasarán a ser parte de estos términos cuando el modelo de suscripción se active.
6.1. Cancelación y reembolsos. Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento. La cancelación surte efectos al final del período ya abonado: conservas el acceso hasta esa fecha y no se generan nuevos cargos. La baja voluntaria no da derecho a reembolso proporcional del período en curso. Los supuestos tasados que sí generan derecho a devolución (como el cobro duplicado o erróneo, la interrupción prolongada del servicio imputable a Cotevy o el cese del servicio), así como el tratamiento del derecho de desistimiento y la condición profesional del usuario, están regulados en la Política de reembolsos y cancelación, que forma parte integrante de estos términos. Las facturas emitidas se conservan durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, aunque la cuenta se cancele o se elimine.
6.2. Cambios de precio. Cualquier modificación de las tarifas se comunicará por correo electrónico a la dirección asociada a tu cuenta con una antelación mínima de 30 días naturales respecto a su entrada en vigor. La nueva tarifa no afecta al período ya abonado, que se respeta hasta su finalización al precio contratado. Si no estás de acuerdo con la modificación, puedes cancelar tu suscripción antes de la fecha de efecto conforme al apartado 6.1. Mantener la suscripción activa tras esa fecha implica la aceptación de la nueva tarifa.
6.3. Períodos de prueba gratuitos y modo de solo lectura. Cotevy puede ofrecer períodos de prueba gratuitos al darte de alta (por ejemplo, una promoción de lanzamiento con el primer trimestre gratuito). La duración, el alcance funcional y las condiciones de cada prueba se comunican de forma visible en el momento del alta o de la oferta. Durante la prueba no se realiza ningún cargo ni se exige registrar un medio de pago, salvo que la oferta indique expresamente lo contrario. Si al finalizar la prueba no contratas una suscripción, tu cuenta pasa a modo de solo lectura: conservas el acceso de consulta a la información ya registrada y la posibilidad de exportar tus datos en todo momento, conforme a la Política de Privacidad y al DPA. El acceso a tus datos y su exportación nunca se condicionan a un pago. Las promociones de lanzamiento con precio garantizado (como las plazas de fundador) mantienen ese precio mientras la suscripción permanezca activa y prevalecen sobre el apartado 6.2.
6.4. Modalidades de facturación mensual y anual. Los planes de pago pueden contratarse con facturación mensual o, cuando la oferta lo incluya, anual. La modalidad anual se abona por adelantado en un único pago que cubre doce meses al precio publicado. Ambas modalidades se renuevan automáticamente por períodos iguales salvo cancelación conforme al apartado 6.1. En la modalidad anual, la cancelación surte efectos al final de la anualidad ya abonada, sin reembolso proporcional del tiempo no consumido, sin perjuicio de los supuestos tasados de devolución previstos en la Política de reembolsos. Un cambio de precio comunicado conforme al apartado 6.2 solo se aplica a partir de la renovación siguiente.
6.5. Uso razonable de los planes ilimitados. Cuando un plan describe una funcionalidad como «ilimitada» (por ejemplo, los registros de actos o los hospitales configurados), significa que no existe un tope numérico predefinido para el uso propio, personal y profesional del usuario en el ejercicio de su actividad asistencial. El uso intensivo legítimo es bienvenido: registrar un volumen alto de actividad propia, usar la plataforma desde varios dispositivos o repetir cotejos de un mismo período no constituye abuso en ningún caso. Se considera en cambio uso abusivo, y por tanto fuera del alcance de «ilimitado»:
- Compartir la cuenta entre varios profesionales. La cuenta individual es personal e intransferible; para varios médicos existe el plan Equipo.
- Utilizar la cuenta para gestionar la actividad de terceros como servicio (por ejemplo, gestorías o sociedades que administran la facturación de varios médicos con una sola cuenta individual), así como revender o ceder el acceso a terceros.
- El acceso automatizado no autorizado: bots, scripts, extracción masiva de datos o el uso de los mecanismos internos de la plataforma como si fueran una interfaz pública de programación.
- Utilizar el reconocimiento óptico (OCR) sobre documentos ajenos a la documentación de la propia actividad asistencial del usuario.
- Un volumen de registros incompatible con la actividad de un solo profesional.
- Configurar hospitales que no se correspondan con centros donde el usuario presta servicios de forma efectiva.
- Emplear la plataforma como mero almacenamiento de imágenes sin registro asistencial asociado.
Ante un patrón de uso anómalo, Cotevy actuará de forma escalonada: primero contactará contigo para aclararlo, después podrá aplicar limitaciones técnicas temporales y, solo en casos graves o reincidentes, suspender la cuenta conforme al apartado 3. Cotevy puede aplicar en todo momento límites técnicos operativos (como límites de frecuencia de peticiones) destinados a proteger la estabilidad del servicio para todos los usuarios. En ningún caso las medidas de este apartado afectan al acceso de consulta a tu información ni a la exportación de tus datos, que se rigen por el apartado 6.3.
7. Propiedad intelectual
La marca, el código, los diseños y los contenidos de Cotevy son titularidad de su creador y están protegidos por la legislación aplicable. La cuenta de usuario te concede una licencia personal, no exclusiva, no transferible y revocable para usar el servicio en los términos aquí descritos.
Los datos que el usuario introduzca en la plataforma siguen siendo de su propiedad (o de la del paciente, según corresponda); la relación con Cotevy no implica cesión de derechos sobre los mismos.
8. Limitación de responsabilidad
Cotevy no será responsable de las decisiones de facturación o reclamación que el médico tome en base a la información de la plataforma. Los datos extraídos por OCR pueden contener errores; es responsabilidad del usuario revisarlos antes de actuar sobre ellos.
La responsabilidad económica de Cotevy, salvo en los supuestos en los que la ley imponga lo contrario, queda limitada al importe satisfecho por el usuario por el servicio en los 12 meses anteriores al incidente.
8.bis. Responsabilidad por proveedores de infraestructura
Cotevy responde de la diligencia debida en la selección de sus proveedores de infraestructura, del mantenimiento de contratos de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD con cada uno de ellos, y de la monitorización razonable del servicio. Cotevy no responde de los fallos operativos, caídas o degradaciones del servicio de dichos proveedores más allá de lo que exija el ejercicio de una acción diligente para el cumplimiento de sus compromisos de nivel de servicio (SLA).
En caso de incidente atribuible a un proveedor de infraestructura, Cotevy comunicará al usuario la naturaleza del incidente y su impacto sobre el servicio y realizará las reclamaciones oportunas ante el proveedor. Si el incidente genera obligaciones de notificación por brecha de seguridad, Cotevy actuará conforme a lo previsto en el DPA y en la normativa de protección de datos.
8.ter. Exclusión de daños indirectos
En la medida en que la ley aplicable lo permita, Cotevy no responderá frente al usuario por daños indirectos derivados del uso del servicio o de su interrupción, incluyendo, sin carácter exhaustivo, el lucro cesante, la pérdida de oportunidad comercial, la pérdida de reputación, la pérdida de datos y la pérdida de ahorro anticipado.
Esta exclusión se aplica sin perjuicio del compromiso de reembolso proporcional previsto en la Política de reembolsos y cancelación (apartado 4.3) para los supuestos de interrupción del servicio superior a veinticuatro horas continuadas por causa imputable a Cotevy, y sin perjuicio de las obligaciones imperativas del artículo 8.quater siguiente.
8.quater. Reserva legal expresa
Ninguna limitación o exclusión de responsabilidad prevista en los apartados 8, 8.bis y 8.ter anteriores afecta a la responsabilidad de Cotevy por dolo, culpa grave manifiesta o incumplimiento intencional de sus obligaciones esenciales, conforme al artículo 1102 del Código Civil, ni a las obligaciones imperativas que resulten aplicables por la normativa de protección de datos, en particular los artículos 32 (seguridad del tratamiento), 33 (notificación de brechas a la autoridad de control) y 34 (comunicación al interesado) del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
Ninguna limitación o exclusión anterior afecta tampoco a los derechos que otras normas imperativas puedan reconocer al usuario en su condición contractual concreta ni a la responsabilidad de Cotevy frente a terceros ajenos a esta relación contractual.
9. Modificaciones
Cotevy puede modificar estos Términos para reflejar cambios en el servicio o en la normativa. Los cambios sustanciales se notificarán al usuario con al menos quince (15) días naturales de antelación a su entrada en vigor, a través del email asociado a su cuenta o mediante un aviso visible en la plataforma. Cotevy podrá requerir la aceptación expresa de la nueva versión para continuar utilizando las funciones de registro y cotejo. En su defecto, el uso continuado del servicio tras la fecha de entrada en vigor implicará la aceptación de la nueva versión.
10. Baja del servicio
Puedes solicitar la baja en cualquier momento desde la sección Mi perfil → Eliminar mi cuenta y mis datos. El flujo es automatizado y se ejecuta tras una confirmación estricta que requiere escribir tu propio email. Antes de proceder se te ofrece descargar un archivo ZIP con todos tus datos en formato estructurado (pacientes, baremos, hospitales, reclamaciones, actividad, perfil), apto para cumplir tus obligaciones legales de conservación como médico autónomo.
Los detalles del procedimiento están descritos en la sección 6.bis de la Política de Privacidad: qué se borra inmediatamente, qué se anonimiza por obligación legal (actos médicos, conforme a la Ley 41/2002), qué se conserva en una tabla aislada durante seis años (datos profesionales mínimos, conforme a la Ley General Tributaria y al Código de Comercio) y cuándo se purgan automáticamente esos registros. Puedes consultarla en la Política de Privacidad.
Si prefieres solicitar la baja por correo, puedes hacerlo escribiendo a soporte@cotevy.com.
Las consecuencias económicas de la baja (facturación en curso, reembolso proporcional o no, escenarios que sí generan derecho a devolución) están reguladas en la Política de reembolsos y cancelación. El presente apartado regula el borrado y anonimización de datos; los aspectos económicos se rigen por dicha política.
11. Legislación y jurisdicción
Estos Términos se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales del domicilio del usuario consumidor o, en defecto del lugar del domicilio social del titular.